Dine opplysninger.

Hvem har ansvar? Dera Norway, organisasjonsnummer 935 567 114, er behandlingsansvarlig. Kontakt oss på deraesport@proton.me.

Hva lagres og hvorfor? Vi lagrer medlemmets navn, aldersgruppe, kontakt-e-post, telefonnummer, valgt tilbud og foresattes navn for medlemmer under 18 år. Vi lagrer også referanse, tidspunkt, bekreftelse på lest informasjon og godtatte innmeldingsvilkår, og behandlingsstatus. Opplysningene brukes til å behandle forespørselen din og avklare et mulig medlemskap. Behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en medlemsavtale inngås. For barn brukes foresattes kontaktopplysninger til oppfølging. Vi lagrer også navnet til betalingsansvarlig og eventuell fakturaadresse, samt ønsket arrangement ved enkeltpåmelding. Obligatoriske felt trengs for oppfølging; fakturaadresse kan oppgis senere, men må være avklart før fakturering.

Klubbklær og bursdag Når en voksen sender en forespørsel om klær eller bursdag, lagrer vi kontaktpersonens navn, e-post og telefon, valgt utgave, ønsket størrelse og antall, eller ønsket bursdagsdato, antall deltakere, aktivitet og bekreftelse på medlemskap. Vi lagrer referanse, tidspunkt og behandlingsstatus. Ved avtalt betaling kan administrator registrere mottatt beløp og betalingsreferanse etter kontroll i Vipps. Opplysningene brukes til å avklare og følge opp bestillingen på din forespørsel, og til å oppfylle en eventuell avtale. Skjemaet sender ikke betaling, bekrefter ikke booking og melder deg ikke på nyhetsbrev. Forespørslene lagres hos Cloudflare og er bare tilgjengelige for godkjente administratorer. Resend brukes til et varsel til Dera med referanse og en mottaksbekreftelse til kontaktpersonen. Unngå å oppgi barnets navn, fødselsdato eller andre unødvendige opplysninger. Avsluttede forespørsler slettes når oppfølging ikke lenger er nødvendig; nødvendige regnskapsopplysninger beholdes etter relevante krav. Ved Vipps-betaling behandles betalingsopplysninger også av Vipps MobilePay etter deres personverninformasjon.

Faktura Ved avtalt betaling kan Dera overføre betalingsansvarliges navn, kontakt-e-post, telefon, fakturaadresse og avtalte betalingsopplysninger til Fiken for å opprette og sende faktura. Grunnlaget er å oppfylle avtalen og relevante regnskapsplikter. Regnskapsopplysninger oppbevares etter gjeldende krav. Ingen faktura sendes automatisk ved innsending.

Valgfritt nyhetsbrev Du blir bare med på nyhetsbrevlisten hvis du aktivt krysser av for dette. Vi lagrer kontakt-e-post, tidspunkt og versjonen av samtykketeksten. For barn gjelder foresattes e-post. Samtykket er frivillig og påvirker ikke medlemskap eller deltakelse. Du kan når som helst trekke det tilbake ved å kontakte deraesport@proton.me. Da stanser vi nye nyhetsbrev; tidligere lovlig behandling påvirkes ikke. Dokumentasjon på samtykke og tilbaketrekking oppbevares bare så lenge det er nødvendig. Nyhetsbrevlisten er tilgjengelig for godkjente administratorer og kan eksporteres til utsending.

Tilgang og lagring Innmeldinger lagres i nettsidens database hos Cloudflare og er tilgjengelige for godkjente administratorer i Dera. Administratorinnlogging beskyttes av Cloudflare Access. Cloudflare leverer hosting, database og beskyttelse av nettsiden. Tjenestene kan behandle tekniske opplysninger som IP-adresse og nødvendige innloggingsopplysninger. Cloudflare er en internasjonal leverandør; informasjon om deres behandling og overføringsmekanismer finnes på https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Oppfølging, e-post og Soul Dera behandler innmeldingene manuelt i administrasjonen. Du får en referanse på skjermen. E-postvarsler sendes gjennom Resend: Dera får en referanse og en lenke til administrasjonen, og du får en mottaksbekreftelse på kontaktadressen du oppga. Resend behandler mottakeradressen, meldingsinnhold og leveringsinformasjon for utsendingen. Se https://resend.com/legal/privacy-policy for leverandørens personverninformasjon. Overføring til Soul er foreløpig ikke aktivert. Kontaktopplysningene brukes ikke i KI-samtaler, felles KI-minne eller Discord. Det tas ingen automatiserte avgjørelser om medlemskap eller profilering gjennom dette skjemaet.

Hvor lenge lagres opplysningene? Opplysningene trengs mens innmeldingen behandles og tilbud, plass og kostnader avklares med deg. Ved avtalt venteliste trengs de mens du ønsker å stå på listen. Når forespørselen er avsluttet eller trukket tilbake uten medlemskap, skal opplysningene slettes når videre oppfølging ikke lenger er nødvendig. Ved bekreftet medlemskap beholdes nødvendige opplysninger for medlemsadministrasjon. Sletting håndteres av Dera; skjemaet har ikke automatisk sletting. Kontakt oss hvis du vil avslutte forespørselen eller få vite hvilken lagringstid som gjelder din sak.

Sikkerhet Skjemaet bruker kryptert forbindelse, feltkontroll og begrensning av antall forsøk. For å begrense misbruk lagres en kodet verdi basert på IP-adresse og tidsperiode i en kortvarig tellepost. Utløpte telleposter ryddes ved nye innsendinger. Medlemsoversikten er ikke offentlig.

Dine rettigheter Kontakt deraesport@proton.me for innsyn, retting, sletting eller begrensning av behandlingen. Du kan også ha rett til dataportabilitet og til å protestere, avhengig av behandlingsgrunnlaget. Du kan klage til Datatilsynet på https://www.datatilsynet.no/. Du kan trekke tilbake en innmeldingsforespørsel ved å kontakte oss.

Informasjonskapsler Nettsiden bruker ingen markedsføringssporing. Administratorinnlogging bruker nødvendige informasjonskapsler.

Frivillig samtykke til bilde og video I innmeldingsskjemaet kan du velge om Dera kan ta og bruke bilder og video fra aktiviteter på deraesport.no og i klubbens offisielle Facebook- og Discord-kanaler for å informere om aktivitetene. Samtykket gjelder mens du er medlem, inntil det trekkes tilbake, og omfatter ikke direktestrømming. For medlemmer under 18 år gis samtykket av foresatt; barnets eget ønske skal også respekteres. Det er like mulig å bli medlem og delta uten å samtykke. Vi lagrer valget, samtykketeksten og versjonen, hvem som ga samtykket, tidspunktet og eventuell tilbaketrekking i den beskyttede medlemsoversikten. Vi bruker samtykke som grunnlag for denne bildebruken. Kontakt deraesport@proton.me for å trekke tilbake. Dera stanser videre bruk og følger opp fjerning fra egne kanaler. Innhold som er publisert på nett kan ha blitt delt videre av andre. Dokumentasjon på samtykke beholdes bare så lenge det er nødvendig. Eksisterende medlemmer regnes ikke som å ha samtykket uten et registrert samtykke.